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Ayuntamiento y Universidad Carlos III crean ‘Valid@doc’, un sistema para agilizar las gestiones con documentos electrónicos

La Universidad Carlos III de Madrid (UC3M) y el Ayuntamiento de Leganés, a través de su Concejalía de Nuevas Tecnologías, han colaborado en la elaboración de un proyecto que se pretende sea referente en la mejora de la gestión de los documentos electrónicos por parte de las administraciones públicas, y en la relación con éstas de los ciudadanos.

El proyecto, que ha recibido el nombre de ‘Valid@doc’, ha sido desarrollado por la UC3M tras el trabajo como precursor e identificador de necesidades del Ayuntamiento de Leganés, que ha trasladado las carencias detectadas a la Universidad. Con esta información, los investigadores de la UC3M ha desarrollado un prototipo ‘software’ que será testado, en primera instancia, dentro del Ayuntamiento leganense.

Con la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, los documentos electrónicos cobran pleno valor jurídico. Cuando un documento de este tipo se imprime, tiene que ir acompañado de su Código Seguro de Verificación (CSV) validado en la sede o página web de cada entidad, que es como el DNI documento y que acredita que es original. Cada organismo suele tener su propio generador de CSV y su propia página de validación, lo que ralentiza los trámites electrónicos que involucran a distintas entidades.

Con el sistema ‘Valid@doc’ se podrán verificar de forma automática y validar los documentos electrónicos impresos, lo que agilizará los trámites administrativos ‘on line’. Como dicen sus creadores, dirigidos por el catedrático de Informática de la UC3M Antonio de Amescua, “el propósito es conseguir que nuestro sistema se convierta en el único validador y generador de CSV homologado en todas las administraciones públicas españolas”.

“Normalmente, los funcionarios tienen que comprobar a mano y uno a uno cada documento, acceder a la página web de la entidad que lo emite, determinar si la información que contiene es cierta y luego certificarlo”, comentan los investigadores. Con la nueva herramienta resulta posible leer de forma automatizada el CSV a partir de una copia auténtica en papel, extraer de la entidad emisora el correspondiente original electrónico para su cotejo y comprobar su autenticidad e integridad, por lo que se aumenta la confianza entre administraciones públicas.


Área única de validación oficial

En palabras del concejal de Medio Ambiente y Nuevas Tecnologías, David Alonso, “la colaboración entre la Universidad y el Ayuntamiento nos permite probar nuestro proyecto en un escenario real y práctico, máxime cuando las administraciones están en un momento de transición entre el modelo tradicional de prestación de servicios y el actual, que exige el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos”.

El proyecto se encuentra en fase de prueba, y el próximo paso será intentar la validación del sistema en administraciones generales del Estado. Como afirma Alonso, “posteriormente se estaría en disposición de desplegar la herramienta de manera formal en las diferentes administraciones. Sería entonces cuando la creación de un área oficial y única de validación de CSV de documentos pasaría de ser un reto a una realidad que posicionaría a España a la cabeza de la administración electrónica”. Para ello se ha creado un protocolo de adhesión para que las diferentes administraciones públicas se unan y el sistema vaya adquiriendo una dimensión nacional.

Una vez se alcance la unificación de criterios en la generación y presentación del CSV, tanto las administraciones públicas como los ciudadanos notarán una mejora sustancial en la usabilidad, accesibilidad y seguridad de los documentos electrónicos impresos.

El sistema ‘Valid@doc’ ha sido reconocido como uno de los mejores proyectos consolidados en interoperabilidad y seguridad por el IV Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad (CNIS 2014), celebrado el pasado 19 y 20 de febrero en Madrid.

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